Ihr Büro, ausgelagert und in guten Händen.
Digi-Office übernimmt Rechnungen, Mahnwesen, Belege, Bankabgleich, Telefon und Korrespondenz für Handwerksbetriebe und KMU in den Kantonen Aargau, Solothurn und Luzern. Persönlich betreut, unterstützt von KI-Automatisierung, zum fixen Monatspreis.
- Feste Ansprechperson
- Arbeitet in Ihrem Bexio
- Fixpreis ab CHF 890 pro Monat
- 100 % Stellvertretung
Stellvertretung
Ferien, Krankheit, Kündigung: Ihre Administration läuft weiter. Im Preis inbegriffen.
Fixpreis
Kein 13. Monatslohn, keine AHV, keine Lohnbuchhaltung. Planbar ab CHF 890 pro Monat.
Sofort einsatzbereit
Kein Stelleninserat, keine Einarbeitung. Nach rund einer Woche Einrichtung sind wir operativ.
Schweizer Qualität
Deutschsprachige Betreuung aus der Region, Datenschutz nach revDSG, kein Callcenter im Ausland.
Handwerksbetriebe verlieren ihre Abende an Rechnungen, Belegen und Telefonaten. Wir geben sie zurück.
In vielen kleinen Betrieben macht die Chefin oder der Chef das Büro nebenbei, oft am Küchentisch nach Feierabend. Eine eigene Bürokraft lohnt sich erst ab einer gewissen Grösse, und bei Ferien oder Krankheit fehlt die Vertretung.
Digi-Office ist Ihr ausgelagertes Büro. Wir arbeiten in Ihrem Bexio, Ihrer Mailbox und Ihrem Kalender, mit Ihren Vorlagen und in Ihrem Namen. Routinearbeit bereiten wir mit KI-Automatisierung vor, Menschen prüfen und entscheiden. So wird professionelle Administration auch für kleine Betriebe bezahlbar.
Ein Büro, das läuft, ohne eigenes Personal
Ihre Fachleute stellen Sie weiterhin selbst an. Für das Backoffice sind wir verantwortlich, vom Personal bis zur Vertretung.
Keine Rekrutierung fürs Büro
Wir stellen die Backoffice-Mitarbeitenden an, führen und schulen sie. Kein Stelleninserat, keine Bewerbungsgespräche, keine Personalführung für Sie.
Fixe Kosten statt Lohn
Kein 13. Monatslohn, keine AHV, BVG und Lohnbuchhaltung, kein Arbeitsplatz. Sie bezahlen einen planbaren Monatspreis.
Immer vertreten
Ferien, Krankheit oder Kündigung: Ihr Büro läuft weiter, denn die Vertretung ist bei uns im Team gelöst.
Schneller zu Ihrem Geld
Rechnungen gehen kurz nach dem Einsatz raus, Mahnungen werden nicht vergessen. Das verbessert Ihre Liquidität.
Mehr Zeit fürs Handwerk
Keine Abende mehr mit Belegen und Rechnungen. Ihre Zeit gehört den Kunden, der Baustelle und der Familie.
Erreichbar, auch auf dem Dach
Wir nehmen Anrufe in Ihrem Namen an und tragen Termine ein. Keine verpassten Aufträge mehr.
Ordnung für den Treuhänder
Belege, Debitoren und Kreditoren sind laufend vorbereitet. Das spart beim Treuhänder Zeit und Kosten.
Kein Systemwechsel
Wir arbeiten in Ihrem Bexio, Ihrer Mailbox und Ihrem Kalender. Sie wachsen mit, ein Upgrade ist jederzeit möglich.
Zehn Leistungen, ein Ansprechpartner
Sie wählen, was wir übernehmen. Vom einzelnen Baustein wie dem Mahnwesen bis zum komplett ausgelagerten Büro mit Telefonservice.
Rechnungen und Debitoren
Pünktlich fakturiert heisst früher bezahlt.
→ L-02Mahnwesen
Freundlich dranbleiben, ohne Kunden zu verärgern.
→ L-03Belege und Kreditoren
Kein Quittungsstapel mehr im Lieferwagen.
→ L-04Bankabgleich und Reporting
Jede Woche wissen, wo Ihr Betrieb steht.
→ L-05Vorbereitung für den Treuhänder
Vollständige Unterlagen statt Schuhschachtel.
→ L-06E-Mail, Post und Korrespondenz
Ein aufgeräumter Posteingang, jeden Morgen.
→ L-07Telefonservice
Kein Kunde landet mehr auf der Combox.
→ L-08Termine und Einsatzplanung
Termine, die passen, ohne Hin und Her.
→ L-09Rapporte und Stundenerfassung
Vom Handy auf der Baustelle direkt ins System.
→ L-10Ferien- und Krankheitsvertretung
Ihr Büro läuft weiter, auch wenn jemand fehlt.
→Was sich ändert, wenn das Büro ausgelagert ist
Ohne Digi-Office
- 07:10Auf der Baustelle klingelt das Telefon. Kunde will Termin, Sie haben keine Hand frei.
- 12:30Mittagspause im Lieferwagen: zwölf ungelesene Mails, zwei Lieferanten mahnen.
- 18:45Belege aus dem Handschuhfach sortieren. Zwei fehlen.
- 21:00Rechnungen schreiben. Die vom letzten Monat sind noch nicht bezahlt.
Mit Digi-Office
- 07:10Wir nehmen den Anruf in Ihrem Namen an und tragen den Termin in Ihren Kalender ein.
- 12:30Die Mails sind beantwortet oder weitergeleitet, die Lieferantenrechnungen zur Zahlung vorbereitet.
- 18:45Belege haben Sie unterwegs fotografiert. Sie sind bereits abgelegt.
- 21:00Feierabend. Die Rechnungen sind draussen, die Erinnerungen auch.
Routinearbeit, die sich selbst vorbereitet
Wir verbinden Mailbox, Bexio und Kalender mit Automatisierungen auf Basis von Make.com und moderner KI. Eine Kundenanfrage wird automatisch erfasst, eine Sprachnachricht von der Baustelle wird zum Rapport, überfällige Rechnungen erhalten eine Erinnerung als Entwurf.
Nur Entwürfe
Die KI schreibt vor, ein Mensch gibt frei. Nichts geht ungeprüft an Ihre Kunden.
Keine erfundenen Preise
Positionen kommen aus Ihrer Artikelliste oder bleiben zur Klärung leer.
Klare Datenregeln
Personaldaten und Heikles gehen nie an eine KI. Festgehalten im Vertrag.
Betreut, nicht verkauft
Wir richten ein, überwachen und passen an, solange Sie die Abläufe nutzen.
Bürokraft, Treuhänder oder Digi-Office?
Drei Wege, die Administration zu lösen. Sie lassen sich auch kombinieren, etwa Digi-Office für den Alltag und der Treuhänder für den Abschluss.
| Eigene Bürokraft (Teilzeit) | Treuhandbüro | Digi-Office | |
|---|---|---|---|
| Rechnungen, Mahnwesen, Kreditoren | Ja | Meist nicht | Ja |
| Telefon und E-Mail im Alltag | Ja, zu Bürozeiten | Nein | Ja |
| Buchhaltung, Abschluss, Steuern | Teilweise | Ja | Nein, Vorbereitung für den Treuhänder |
| Vertretung bei Ferien und Krankheit | Muss organisiert werden | Nicht vorgesehen | Im Team gelöst |
| Rekrutierung und Personalführung fürs Büro | Ihre Aufgabe | Entfällt | Übernehmen wir |
| Kosten pro Monat | Bei CHF 6'500 Bruttolohn real CHF 8'200 bis 9'500 mit Nebenkosten | Nach Aufwand, im Stundenansatz | Fixpreis ab CHF 890, Vollservice CHF 7'900 |
| Automatisierung | Selten | Je nach Büro | Inklusive |
In drei Schritten zum ausgelagerten Büro
Erstgespräch
30 Minuten, kostenlos. Wir klären, was liegen bleibt, welche Programme Sie nutzen und was zuerst weg vom Tisch soll.
Einrichtung
Eigene Zugänge, Ihre Vorlagen, klare Freigaberegeln und Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Einrichtung dauert etwa eine Woche.
Laufender Betrieb
Ihre Ansprechperson erledigt die Büroarbeit. Sie geben frei, was rausgeht, und erhalten jede Woche einen Statusbericht.
Gemacht für Betriebe, die lieber arbeiten als verwalten
Wir arbeiten für Handwerksbetriebe aller Art und für KMU aus Gewerbe und Dienstleistung.
- Elektroinstallateure
- Sanitär und Heizung
- Schreinereien
- Maler und Gipser
- Gartenbau
- Baugeschäfte
- Dachdecker und Spengler
- Metallbau
- Bodenleger
- Autogaragen
- Hauswartung
- Dienstleistungs-KMU
Vier Abos zum Fixpreis
Vom digitalen Einstieg bis zum kompletten Backoffice. Alle Preise pro Monat, exklusive MWST.
Backoffice für KMU im Aargau, in Solothurn und Luzern
Wir sind in der Region zu Hause und kennen die Betriebe hier. Für das Erstgespräch und die Einrichtung kommen wir gerne bei Ihnen vorbei, den Alltag erledigen wir digital. So sind wir schnell da, wenn es darauf ankommt, und trotzdem ohne Zürcher Preisniveau.
Unsere Kunden sind Handwerksbetriebe und KMU aus der Region, zum Beispiel aus Aarau, Baden, Brugg, Lenzburg, Wohlen, Zofingen und Oftringen, aus Olten, Solothurn und Grenchen oder aus Luzern, Emmen und Sursee. Betriebe aus der übrigen Deutschschweiz betreuen wir remote.
- Kanton AargauAarau · Baden · Brugg · Lenzburg · Wohlen · Zofingen · Oftringen
- Kanton SolothurnOlten · Solothurn · Grenchen
- Kanton LuzernLuzern · Emmen · Sursee
Fragen zum Backoffice-Service
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns an info@digi-office.ch.
Was ist ein Backoffice-Service für Handwerker?
Ein Backoffice-Service übernimmt die Büroarbeit, die neben der Arbeit beim Kunden anfällt: Rechnungen, Mahnwesen, Belege, Bankabgleich, E-Mails, Telefon und Termine. Digi-Office arbeitet dabei in Ihren eigenen Programmen und mit Ihren Vorlagen, wie eine Bürokraft, die nicht vor Ort sitzt.
Arbeiten Sie mit Bexio und Microsoft 365?
Ja. Viele Handwerksbetriebe in der Schweiz arbeiten mit Bexio und Outlook, darauf sind unsere Abläufe ausgerichtet. Andere Programme und Branchenlösungen prüfen wir im Erstgespräch.
Muss ich für das Backoffice Personal anstellen?
Nein. Die Mitarbeitenden, die Ihr Büro erledigen, sind bei Digi-Office angestellt. Rekrutierung, Einarbeitung, Lohn, Weiterbildung und Ferienplanung übernehmen wir. Sie kümmern sich weiterhin nur um Ihre Fachleute, zum Beispiel Elektriker oder Sanitärinstallateure.
Ersetzt Digi-Office meinen Treuhänder?
Nein. Wir bereiten Belege, Debitoren und Kreditoren so vor, dass Ihr Treuhänder schneller arbeiten kann. Abschluss, Steuern, Löhne und MWST-Abrechnung bleiben bei Ihrem Treuhandbüro.
Was kostet ein ausgelagertes Büro?
Sie bezahlen einen fixen Monatspreis ohne Lohnnebenkosten. Die Abos kosten CHF 890 (Basic), CHF 1'890 (Advanced), CHF 3'900 (Bridge) und CHF 7'900 (Executive Proxy) pro Monat, jeweils exklusive MWST. Welches passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch.
Ist KI-Automatisierung mit dem Datenschutz vereinbar?
Ja, wenn sie richtig eingerichtet ist. Wir schliessen mit jedem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach revDSG ab und legen fest, welche Daten nie an eine KI gehen. Die KI erstellt nur Entwürfe, ein Mensch gibt sie frei.
Wie schnell kann es losgehen?
Sie erhalten nach dem Erstgespräch innert 24 Stunden eine Offerte. Nach Ihrer Zusage dauert die Einrichtung etwa eine Woche: Zugänge, Bexio-Anbindung und Abläufe. Danach sind wir ab Tag 1 operativ.
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